各学院：
为做好2020届学院毕业生档案归档工作，在规定的归档时间完成归档，根据现在的人事档案审核的一些新要求新做法，以及我们以往做的有些不足的地方，对于2020届毕业生档案归档工作再提点具体要求。
一、毕业生档案归档时间：
原则要求在毕业生离校两周内完成归档工作。
二、毕业生档案归档材料范围：
1、毕业生学业成绩表（包括中文版、英文版）；
2、毕业生基本信息表（含学号、姓名、照片）；
3、毕业生合影照片(以班级为单位合影)，合影照片电子版要刻光盘；
4、学位申请、审批表；
5、学生学籍卡或学生注册登记表；
6、收集2020届毕业生在校期间参加校外重大活动资料；
7、补考，换发毕业证的学生学业成绩表（拟写案卷标题时，必须注明“补考”字样）；
8、附毕业证书编号的毕业生名单和附学位编号的授予学位名单（此项由教务处负责）
根据档案归档要求，归档材料需要标注页码，前面附目录、后面附备考表，扫描成电子版，档案系统中挂接。
三、特别需要注意的事项：
1、严格执行归档时间。
2、《毕业生学业成绩表》，要求：
装入学生档案袋的《毕业生学业成绩表》与到档案馆归档的，要求格式、打印日期、审核人完全一致。要求在打印的时候，一式几份，分别装学生个人档案袋的、到档案馆归档的等。英文版的《毕业生学业成绩表》如不装学生档案袋，只归档到档案馆的，要求打印时间、审核人和中文版一致。
3、《学生学籍卡或学生注册登记表》
要求基本的信息应填写完整，如“家庭成员”栏 ，有的学生可能父母有去世的，就没填写。有相当多的同学“政治面貌”栏空白，“主要社会关系” 栏，有许多同学填写的***，关系是好朋友或好同学、好哥们。 关于“主要社会关系”这个栏目建议给同学们辅导一下应该填写什么内容。建议学生毕业前，统一将注册信息维护一遍，使其归档的材料不空白且合格，尤其要注意每个表格落款处盖章是、填写的时间等。因为现在学生应征入伍、或考入警察序列的，都要求档案馆出具该类证明，表格中所列项目不能空白，且归档到档案馆的档案不能更改。
4、《毕业生基本信息表》中使用的照片，尽量统一使用信息采集的照片，与毕业证照片一致。这样，方便在后期的学生信息认证时容易比对。
5、《毕业生合影照片》 要求必须以行政班级为单位合影，合影照片电子版要刻光盘。（合影照片要做说明：第一排（前排）左起：…注明姓名时，是老师的，姓名后用括号标注为“老师”。学生不用标注。）
6、补考、换发毕业证的《学生学业成绩表》（包括中文版、英文版） ：
补考的成绩及时移交归档，归档要求与初次归档要求一致，审核人、打印日期等。是系统管理的，也请及时维护。因为这些毕业生的学业成绩，不及时移交补考后新的学业成绩，档案馆原归档的成绩是不合格的，就要影响其提供利用。
7、2020届毕业生在校期间参加校外重大活动档案的归档：欢迎归档学生获奖原件证件，也可将学生的获奖证书、证件等拍摄成照片上传档案管理系统，照片打印归档；
8、为了提高归档工作效率，对电子文档的挂接，今年改进以往的做法，可以以专业班级为单位扫描一个整体PDF文档挂接，文档页码按学号由小到大为序排列，在卷内文件级分别登记学生学号、姓名即可。这样比原来操作简单些，但扫描的PDF文档要清楚、周正，不歪不斜。（档案馆有高扫设备，可以到档案馆扫描）。
请负责归档毕业生档案的老师，认真负责，按时做好毕业生档案的归档工作。
档案馆联系电话：97466，97111
办公地点：办公楼东区234、237房间
档案馆
2020年5月12日
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